Gmail 滿了被警告怎辦?教你幾招10分鐘完成瘦身

Google 服務中的翹楚之一 Gmail,讓你可以用電腦手機隨時收發信。免費容量為 15G,可以讓你混合 Google Drive, Gmail, Google Photo 的儲存空間一起共用。

我有使用這麼多容量嗎?有可能你拿 gmail 來當作工作信箱,或者純粹只是跟我依樣,使用它很久了(不小心透露年紀)。總之當容量到達上限時,你會收到類似到警示訊息:

你的儲存空間已用盡。建議你釋出儲存空間購買額外的儲存空間,否則將無法收發電子郵件。你對儲存空間所做的變更最多可能需要 24 小時才會更新。

Google 的 100GB 方案一個月 $1.99 或每年 $19.99,說真的也不貴。不過養家困難,就是不想花錢。那麼,除了一封封信去砍,有什麼快速好方法嗎?

是有的。把握以下的技巧,可以在10分鐘內清出1/3 空間都有可能。

1. 先了解目前的容量分佈

首先第一件事情,到 Google One 查詢到底什麼服務在佔你的空間,你會看到下圖這樣的容量分佈,例如我的 Gmail 佔了約 13.5G,必須先減肥。

2. 清理 Gmail

一封封信去砍,在現在每天幾千幾百封信的情形下,已經不是我會採用的方法了。

有人會建立所謂的 篩選器,來自動分類現有的信件,分到在不同的標籤(Label) 之下,然後前往這些 Label,進去來做整批刪除。不過 Label 主要還是幫助你決定要保留哪些信件,不是為了讓你快速刪除而設計的。

試試看用這個官方 Cheatsheet 快速搜尋出一批批郵件:https://support.google.com/mail/answer/7190?authuser=0

舉例,我們來試著 刪除過期的 promotions (促銷郵件)

  1. 搜尋指令: category:promotions (在gmail 的搜尋框框打入即可)
  2. 選取與這筆搜尋相同的所有會話群組
  3. 點選刪除按鈕,是否大量操作?點選確定即全部刪除
  4. 如果不想刪除最近一個月的促銷信件,說不定有些 coupon可以用,那怎麼改?很簡單加個時間判斷就好: category:promotions older:2020/3/31
  5. 如果很久沒清除的話,這樣應該可以清出許多空間

如果不想要刪到未來自己仍需要的信,那也記得多下一些指令來做保護,避免誤刪重要信件

例如 has:nouserlabels (沒有人工標籤)、is:unread (沒閱讀的->通常就是不重要)、older:2019/3/31(年份為一年前的)。

Google 也很聰明,不提供排除 is:starred or is:important 這樣的反向篩選方式,如果有的話就好了啊!

有哪些能快速瘦身的搜尋組合?

  • 社群網站的通知信
    category:social
  • 大小超過5M的,不是我的label,且超過一年的信
    larger:5M has:nouserlabels older:2019/3/31
  • 沒看過的,不是我的label,且超過一年的信
    is:unread has:nouserlabels older:2019/3/31

必做!刪除後的保險措施,避免誤刪信

進行到這邊,想必你已經刪除了大量的信件,但說真的,或多或少,你的重要信件也跟著刪除了!乾那怎麼辦?別緊張,他們都乖乖在垃圾桶中,以下,我要教你救回這些信件,2, 3分鐘就能完成!

完成以上的大量刪除後,如同剛剛說的,我們在批次刪除時,沒辦法第一時間排除篩選重要信件,因此,我們要多做一個動作,去把這些被刪除跑到垃圾桶的重要信件,把他們整批從火星給救回來!

搜尋指令1 :在垃圾桶中,但是重要的信件
in:trash is:important

搜尋指令2 :在垃圾桶中,你加了星號的信件
in:trash is:starred

搜尋指令3 :在垃圾桶中,由我寄出的信件
in:trash from:
{your gmail}

與刪除信件時類似的動作,選取全部選取與這筆搜尋相符的所有會話群組,然後點選下方這個「移至:收件夾」按鈕,立馬把他們救回你的收件夾吧!

最後,都完成後,到垃圾桶去「立即清空」,把容量放出來!

多久才看得到清除的效果?

也記得,砍完信後,也許要24小時才會更新在 Google One ,不要緊張!

如果不想要誤刪郵件,但自己不同時期累積很多工作郵件,想要留下來怎辦?也許多註冊幾個 gmail帳號也是不錯的辦法,有需要時再登入。

當然,Google 是龍頭網路服務提供者,有餘裕的話,也不妨考慮升級付費會員來支持他們啦,希望這個分享對大家有幫助,如果有不錯的成果或其他技巧,也歡迎留言分享,大家瘦身愉快!

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